SM DĄB - Zasady i wystawianie e-faktur

Regulaminy

Zasady i wystawianie e-faktur

REGULAMIN
zasad i trybu wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej
przez Spółdzielnię Mieszkaniową „Dąb” w Szczecinie

1. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej jest Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 675, 1018, 1495, 1520, 1751, 1818, 2166, 2200).
2. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Dąb” w Szczecinie (zwana dalej „Spółdzielnią”) przesyła faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej z adresu poczty elektronicznej: e-faktura@smdab.szczecin.pl gwarantując autentyczność ich pochodzenia, integralność ich treści, oraz uwzględniając w szczególności, że:
a) formatem faktury, faktury korygującej oraz duplikatu faktury w formie elektronicznej jest plik PDF (Portable Dokument Format),
b) do podglądu oraz weryfikacji przesłanej faktury elektronicznej służy bezpłatne oprogramowanie „Adobe Reader” lub alternatywne oprogramowanie do odczytywania plików PDF, które Odbiorca usług (zwany dalej „Odbiorcą”) pobierze i zainstaluje we własnym zakresie. Oprogramowanie „Adobe Reader” dostępne jest do pobrania na stronie www.smdab.szczecin.pl.
3. Faktury są wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem wyrażenia przez Odbiorcę zgody na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej poprzez złożenie stosownego Oświadczenia (zał. nr 1 do niniejszego Regulaminu).
4. Odbiorca, który wyrazi zgodę na otrzymywanie faktury w formie elektronicznej może dodatkowo skorzystać z powiadomień SMS.
5. Chwilą doręczenia faktury, duplikatu faktury w formie elektronicznej jest chwila jej wysłania na adres poczty elektronicznej wskazany przez Odbiorcę.
6. W przypadku przesłania w formie elektronicznej faktury korygującej, Odbiorca zobowiązany jest do potwierdzenia jej odbioru w jednej z następujących form:
a) przesłanie na adres poczty elektronicznej e-faktura@smdab.szczecin.pl następującej informacji:
”Potwierdzam otrzymanie w dniu …………………… faktury korygującej o numerze ………………………….. wystawionej w dniu ………………………. przez Spółdzielnię Mieszkaniową „Dąb” w Szczecinie”,
lub
b) przesłanie na adres poczty elektronicznej e-faktura@smdab.szczecin.pl w formacie PDF skanu faktury korygującej z datą jej wpływu, imieniem i nazwiskiem osoby potwierdzającej jej odbiór oraz pieczątką z nazwą firmy.
7. Otrzymywane wiadomości z systemu powiadomień SMS zawierają informację o:
a) wystawieniu faktury, faktury korygującej lub duplikatu faktury,
b) zbliżającym się terminie płatności,
c) zaległych płatnościach,
d) saldzie na koncie rozrachunkowym z Odbiorcą.
8. Formularze stanowiące załączniki od nr 1 do nr 5 do niniejszego Regulaminu, tj.:
a) „Oświadczenie o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej” – zał. nr 1,
b) „Oświadczenie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do przesyłania faktur w formie elektronicznej” – zał. nr 2,
c) „Oświadczenie o zmianie numeru telefonu wykorzystywanego do przesyłania informacji z systemu powiadomień SMS” – zał. nr 3,
d) „Oświadczenie o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej/korzystania z serwisu SMS” – zał. nr 4,

e) „Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych Odbiorcy” – zał. nr 5,
dostępne są w siedzibie Spółdzielni przy ul. Rydla 71A oraz na stronie internetowej www.smdab.szczecin.pl.
9. Odbiorca winien doręczyć prawidłowo wypełnione formularze wymienione w pkt 8a-d niniejszego Regulaminu w formie pisemnej - osobiście w siedzibie Spółdzielni, za pośrednictwem operatora pocztowego na adres: Spółdzielnia Mieszkaniowa „Dąb” w Szczecinie, ul. Rydla 71A, 70-783 Szczecin, lub w formie skanu dokumentu na adres poczty elektronicznej e-faktura@smdab.szczecin.pl.
10. Spółdzielnia wystawia i przesyła faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej od kolejnego okresu rozliczeniowego następującego po otrzymaniu prawidłowo wypełnionego Oświadczenia (zał. nr 1) od Odbiorcy.
11. Wpłynięcie „Oświadczenia o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej” oznacza, że Odbiorca rezygnuje z otrzymywania faktur w formie papierowej.
12. Odbiorca zobowiązuje się do utrzymania aktywnego adresu poczty elektronicznej jak i numeru telefonu komórkowego.
13. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za:
a) nieprawidłowo podany przez Odbiorcę adres poczty elektronicznej,
b) nieprawidłowo podany przez Odbiorcę numer telefonu komórkowego,
c) szkody spowodowane korzystaniem przez osoby nieuprawnione przez Odbiorcę z adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego podanych w złożonym „Oświadczeniu o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej”.
14. W celu zmiany adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do odbierania faktur w formie elektronicznej należy doręczyć wypełniony na piśmie druk „Oświadczenie o zmianie adresu poczty elektronicznej wykorzystywanego do przesyłania faktur elektronicznych” (zał. nr 2).
15. W celu zmiany numeru telefonu do odbierania wiadomości SMS należy doręczyć wypełniony na piśmie druk „Oświadczenie o zmianie numeru telefonu wykorzystywanego do przesyłania informacji z systemu powiadomień SMS” (zał. nr 3).
16. W przypadku braku powiadomienia o zmianie adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu przez Odbiorcę, wysłane faktury elektroniczne/informacje SMS na dotychczasowy adres poczty elektronicznej/numer telefonu uważa się za skutecznie doręczone.
17. W celu odwołania wyrażonej akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej należy wypełnić druk „Oświadczenie o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną/korzystania z serwisu SMS” (zał. nr 4).
18. Po odwołaniu zgody na wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, Spółdzielnia wystawia i przesyła faktury, faktury korygujące oraz duplikaty faktur w formie papierowej od kolejnego okresu rozliczeniowego następującego po otrzymaniu prawidłowo wypełnionego i złożonego zgodnie z pkt 9 „Oświadczenia o wycofaniu akceptacji na wystawianie i przesyłanie faktur drogą elektroniczną/korzystania z serwisu SMS” (zał. nr 4).
19. Rezygnacja z otrzymywania faktur elektronicznych powoduje zaprzestanie przesyłania powiadomień SMS.
20. W przypadku zmiany przepisów prawa regulujących zasady wystawiania i przesyłania faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej Spółdzielnia odpowiednio dostosuje swoje procedury poprzez zmiany w niniejszym Regulaminie. Zmiany wchodzą w życie z chwilą udostępnienia użytkownikowi Regulaminu na stronie internetowej Spółdzielni. Korzystanie z usługi po wprowadzeniu zmian do Regulaminu równoznaczne jest z wyrażeniem dla nich akceptacji i zrozumienia.
21. Spółdzielnia zastrzega sobie możliwość czasowego zawieszenia świadczenia usługi celem przeprowadzenia prac konserwacyjnych oraz możliwość zaprzestania świadczenia usługi w każdym czasie bez podania przyczyny. O powyższym zdarzeniu Odbiorca zostanie niezwłocznie poinformowany poprzez umieszczenie na stronie internetowej www.smdab.szczecin.pl stosownego komunikatu.
22. Złożenie przez Odbiorcę „Oświadczenia o akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej” (zał. nr 1) nie pozbawia Spółdzielni prawa do wystawiania i przesyłania faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur w formie papierowej w przypadkach przewidzianych przez prawo, a w szczególności w sytuacji czasowego zawieszenia świadczenia usługi przesyłania faktur w formie elektronicznej.
23. Spółdzielnia nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne bądź ograniczenia techniczne oprogramowania lub sprzętu komputerowego, z którego korzysta Odbiorca, a które uniemożliwiają mu korzystanie z usługi, a także z przyczyn spowodowanych okolicznościami, na które Spółdzielnia nie miała wpływu mimo zachowania należytej staranności.
24. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności przepisy prawa podatkowego i Kodeksu Cywilnego.
25. Odbiorca wyraża zgodę na wykonanie usługi polegającej na wysyłaniu i odbieraniu danych za pomocą systemów teleinformatycznych, przy czym dane te są transmitowane za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2018 r. poz. 1954).
26. Niezależnie od wymogów wskazanych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwanym dalej "RODO" Spółdzielnia Mieszkaniowa „Dąb” zapewnia bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych co najmniej w sposób określony w art. 1741 ustawy Prawo telekomunikacyjne, tj.:

zapewnia, aby dostęp do danych osobowych miała osoba posiadająca pisemne upoważnienie wydane przez Spółdzielnię Mieszkaniową „Dąb”,
chroni przechowywane lub przekazywane dane osobowe przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem,
zapewnia wdrożenie polityki bezpieczeństwa w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych.

27. Spółdzielnia Mieszkaniowa „Dąb” z siedzibą w Szczecinie przy ul. Rydla 71A jest administratorem danych osobowych Odbiorcy, zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych Odbiorcy stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu. Odbiorca jest zobowiązany do zapoznania się z treścią klauzuli informacyjnej.
28. Treść niniejszego Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej Spółdzielni www.smdab.szczecin.pl.
29. Niniejszy Regulamin został uchwalony przez Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej „Dąb” w Szczecinie w dniu 28.11.2019 r. (Uchwała Nr 616/2019) i obowiązuje od dnia 01.12.2019 r.

Regulaminy

Zasady i wystawianie e-faktur

Pobierz: